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Titre du poste :
Adjoint administratif
Numéro de concours :
2020-26400-1567
Catégorie d'emploi :
Personnel de bureau et de l'administration
Nombre de postes disponibles :
1
Description :
Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) recrute actuellement un adjoint administratif pour la Direction générale de la Grande Bibliothèque.

La Direction générale de la Grande Bibliothèque a pour mission de diffuser la Collection universelle, c’est-à-dire de faire connaître à tous les Québécois les ressources documentaires du Québec et du monde entier mises à leur disposition, non seulement sur place, à la Grande Bibliothèque, mais aussi à distance. Les collections, au cœur des services offerts, comprennent plus de 3,5 millions de documents ainsi que des ressources numériques abondantes et diversifiées, majoritairement accessibles en ligne. Les principales fonctions de la Direction générale de la Grande Bibliothèque comprennent le prêt de documents, l’aide à la recherche et le conseil de lecture, l’acquisition et le traitement des ressources documentaires ainsi que l’offre de services de soutien aux bibliothèques québécoises.

Sommaire :

Relevant du directeur général de la Grande Bibliothèque, le titulaire du poste assistera son supérieur dans les fonctions administratives et dans la gestion du temps. Il jouera un rôle de premier plan dans la gestion des dossiers au quotidien et devra avoir une compréhension des divers volets stratégiques de sa direction. Il agira comme personne-ressource pour recevoir et répondre, dans la mesure de ses compétences, aux différentes demandes adressées à sa direction. Il effectuera toutes les tâches de bureautique et administratives connexes.

Il s’agit d’un poste permanent à temps complet suite à un départ à la retraite.

Plus précisément, le titulaire du poste aura comme principales responsabilités :

• Travailler étroitement avec le directeur général de la Grande Bibliothèque pour le suivi des dossiers courants se rapportant à des travaux spécifiques, selon les besoins.

• Gérer l’agenda, analyser l’urgence des rendez-vous et prendre les décisions relevant de sa compétence pour déterminer les priorités et modifier les rendez-vous, au besoin.

• Filtrer les appels et les courriels tout en assurant les suivis adéquats.

• Dépouiller la correspondance, en accuser réception, traiter les demandes relevant de sa compétence, distribuer le courrier et assurer la circulation de l’information au sein des équipes et avec les autres unités administratives.

• Planifier et préparer les rencontres et la documentation pour les réunions du Conseil d’administration et du bureau de direction.

• Préparer et organiser des réunions, y assister, prendre des notes et en rédiger les comptes rendus.

• Tenir à jour et préparer les dossiers pour la tenue de réunions de la direction, établir l’ordre du jour avec les personnes concernées, rassembler la documentation et procéder aux convocations et aux confirmations.

• Assurer une communication avec les équipes administratives du Ministère de la Culture et des Communications et de la Direction des bibliothèques de la Ville de Montréal.

• Collaborer avec le Bureau de la présidence et le Secrétariat général afin d’effectuer le suivi des dossiers reliés à la Direction générale de la Grande Bibliothèque.

• Planifier les déplacements, confirmer les réservations et, au besoin, fixer les rendez-vous.

• Rédiger des lettres, notes de service, procès-verbaux et tout autre document demandé.

• Veiller à la révision linguistique et à la présentation adéquate de documents à l’aide de différents logiciels, notamment PowerPoint, de rapports, de mises à jour de tableaux Excel, et d’autres documents demandés à l’aide de différents logiciel, notamment Word et Visio.

• Préparer les comptes de dépenses, produire la facturation et les documents d’engagement financier.

• Préparer les commandes de fournitures de bureau et les demandes de personnel, selon les procédures établies.

• Accueillir les visiteurs et les invités.

• Assurer la gestion du calendrier de vacances et des absences des employés.

• Optimiser le système de classement de dossiers et de bases de données, et en assurer le maintien et la mise à jour.

• Effectuer, selon les besoins, d’autres tâches connexes relevant de sa compétence à la demande de son supérieur.

• Collaborer à tout autre projet ou dossier en lien avec les priorités et les orientations de l’institution.

Principales exigences :

• Diplôme d’études collégiales ou autre diplôme reconnu dans un domaine pertinent.

• Huit ans d’expérience pertinente dont un minimum de 5 ans dans un poste d’adjoint administratif.

• Excellente connaissance de la langue française et anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit.

• Excellente connaissance de la suite MS Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Visio).

• Aptitude marqué en gestion des priorités et grand sens de l’organisation.

• Souci de la qualité du service en ce qui a trait à l’établissement et au maintien des relations avec les autres membres du personnel et avec les partenaires ou fournisseurs.

• Très grande discrétion et capacité de préserver la confidentialité de l’information.

• Grande rigueur professionnelle et minutie dans les méthodes de travail.

• Excellente capacité à travailler en équipe.

• Capacité à gérer son temps et ses priorités en fonction des priorités du directeur général de la Grande Bibliothèque.

• Capacité de mener simultanément plusieurs dossiers de différentes natures en effectuant les suivis appropriés.

• Capacité à s’adapter rapidement aux changements.

• Respect des directives et normes institutionnelles.

• Sens de l’initiative et de l’autonomie.

• Esprit d’analyse développé.

• Excellentes relations interpersonnelles et habiletés de communication.
Remarques  :
BAnQ souscrit à un programme d'accès à l'égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées.

La forme masculine désigne aussi bien les femmes que les hommes; l’emploi du masculin a pour but de faciliter la lecture du texte.

Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.
Lieu de travail :
Grande Bibliothèque (475, boulevard De Maisonneuve Est)
Statut du poste :
Permanent à temps complet
Horaire :
du lundi au vendredi
Échelle de traitement offerte pour le poste :
Entre 53 625 $ et 57 872 $, selon l’expérience.
Les personnes intéressées à soumettre leur candidature doivent le faire au plus tard le :
2020-12-10
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